Laut Definition versteht man unter Automatisierung “künstliche Systeme, die selbsttätig ein Programm befolgen und dabei aufgrund des Programms Entscheidungen zur Steuerung und gegebenenfalls Regelung von Prozessen treffen” (vgl. Gabler Wirtschaftslexikon). Klingt kompliziert? Ist es aber nicht. Denn in Wahrheit dreht sich bei der Automatisierung letztlich alles darum, Unternehmen mit Hilfe von automatisierten Prozessen mit realen Personen zu verknüpfen. Egal, ob es darum geht, einen potentiellen Interessenten zu finden und mit ihm in Kontakt zu treten. Oder ob es darum geht, mit wenigen Klicks einen Termin mit jemandem zu vereinbaren. Die Möglichkeiten, Automatisierungs-Tools einzusetzen, sind schier endlos.
In welchen Bereichen macht Automatisierung Sinn?
Im Grunde genommen kann nahezu jede wiederkehrende, digitale Routineaufgabe automatisiert werden. Automatisieren kann bei einfachen Dingen, wie beim Übertragen von Kalender-Ereignissen, beim Planen von Besprechungen oder beim Ausfüllen von Tabellen beginnen. Seien wir ehrlich: Copy-and-Paste-Tätigkeiten oder andere manuelle Methoden zum Verschieben von Daten, wie das Exportieren von CSV-Dateien aus einer Anwendung und das anschließende Importieren in eine andere, sind langweilige Zeitfresser. Und wenn dieser Prozess noch dazu öfter wiederholt werden muss, wird es auch schnell mal unübersichtlich. Aufgaben, bei denen Daten zwischen Anwendungen verschoben werden müssen, eignen sich perfekt für die Automatisierung. So können Sie beispielsweise neue Leads in Ihrem CRM erstellen, wenn jemand ein Formular auf Ihrer Website ausfüllt oder einen E-Mail-Newsletter abonniert.
Welche Vorteile ergeben sich durch die Automatisierung in Unternehmen?
Quasi automatisch ergibt sich mit einer Automatisierung ein ganzes Bündel an Vorteilen:
Zeit und Energie sparen & Umsatz steigern
Automatisierung steigert den Umsatz eines Unternehmens. Warum? Ganz einfach: Weil Automatisierung Prozesse und Abläufe in einem Unternehmen erleichtert und beschleunigt. Wenn die Reaktionsgeschwindigkeit im Unternehmen steigt, wirkt sich das beispielsweise positiv bei Kund*innenanfragen aus. Oder anders gesagt: Die Mitarbeiter*innen in einem Unternehmen sparen Zeit und Energie, die sie, anstatt sie für zeitraubende administrative Arbeit zu verschwenden, für die tatsächliche vertriebliche Arbeit oder andere Aufgaben verwenden können.
Kundenerlebnis verbessern
Der Einsatz von Automatisierungs-Tools bietet den Kunden einfache und niederschwellige Möglichkeiten, ein Unternehmen zu kontaktieren, Hilfe oder Unterstützung anzufordern oder Informationen auszutauschen. Und diesen direkten Draht wissen Kunden zu schätzen…
Wertvolle Kontakte und Kunden gewinnen
Gleichzeitig – und natürlich hauptsächlich – werden mit Hilfe von Automatisierungs-Tools wertvolle Daten von potentiellen Kunden gewonnen und gesammelt. Und zwar fehlerfrei, DSGVO-konform und nachvollziehbar. Sprich: Einerseits können die so gewonnenen Kontakte ohne rechtliche Bedenken verwendet werden. Und man weiß bei einem Kontakt immer ganz genau, woher er kommt. Und damit auch, ob das Geld, das dafür verwendet wurde, sinnvoll eingesetzt wurde.
Informationen punktgenau verteilen
Ein weiterer Automatisierungs-Vorteil: Wer seine Kunden und Zielgruppen kennt, kann seine Informationen wie Use Cases und Fact Sheets oder White Paper und Angebote ohne Streuverluste – und damit auch, ohne Geld oder Zeit zu verschwenden – punktgenau verteilen. Und das wiederum wissen natürlich auch Interessenten und Kunden zu schätzen…
Die Demokratisierung der Automatisierung
Die Möglichkeiten für die Automatisierung von Prozessen nehmen zu und im Moment erleben wir eine wahre Demokratisierung der Automatisierung. Sprich: Es eröffnen sich auch für kleinere und mittlere Unternehmen und Menschen ohne große Programmierkenntnisse immer mehr Möglichkeiten zur Automatisierung. Mit einem Profi an seiner Seite lässt sich so ein Automatisierungsprozess, ganz einfach, schnell und professionell planen und umsetzen. Schließlich kennen wir die besten Tools, die besonderen Tricks und speziellen Kniffe. Ein paar Basic-Tipps in Sachen Automatisierung haben wir hier für euch zusammengefasst:
6 Tipps, damit´s auch bei Ihnen mit der Automatisierung klappt
- Planung ist das halbe Leben! Bevor es mit der Automatisierung losgeht, gilt das goldene Gebot: Zuerst genau planen, den Prozess bis zum Ende fertigdenken und erst dann loslegen. Sprich: Auch wenn es anfangs etwas mühsam erscheint, einen Automatisierungs-Prozess wirklich Schritt für Schritt durchzudenken und alle “Wenn-Dann-Szenarien“ durchzuspielen: Es zahlt sich im Nachhinein aus, wenn man sich im Vorfeld ausreichend Zeit für die Planung des Prozessflows nimmt. Unser Tipp: Auch immer an die detaillierte Dokumentation des Prozessflows denken – denn wenn´s wo hakt, tut man sich mit dem Ausbessern dann umso leichter.
- Was gibt es Altes? Oft haben wir die Erfahrung gemacht, dass in Unternehmen bereits Automatisierungs-Tool implementiert sind, ohne dass es den Beteiligten bewusst ist. Dann gilt es, sich diese Tools genau anzuschauen. Manchmal reicht es, bestehenden Tools ein Update zu verpassen. Und manchmal ist es einfach besser, Veraltetes durch Neues, Funktionelleres zu ersetzen.
- Content is king! Und Relevanz is queen! Häufig wird über automatisierte Prozesse auch Content weitergegeben, mit dem bestimmte Zielgruppen angesprochen werden sollen. Beispielweise, wenn auf einer Website für Ladestationen einem Interessenten ein Fact Sheet mit konkreten Informationen zu einer bestimmten Ladestation angeboten wird. Daher sollte man sich bereits während der Prozessplanung gut überlegen, ob für die entsprechenden Zielgruppen der passende Content – ein Fact Sheet, ein Use Case oder ein Whitepaper – vorhanden ist. Oder ob der für die Zielgruppe relevante Content erst einmal erstellt werden muss. Denn das braucht manchmal etwas Zeit, die es einzuplanen gilt.
- Reif für die Insel? Der beste Weg, Automatisierungen einzuführen, besteht darin, ihren Wert für das Unternehmen unter Beweis zu stellen. Und das geht am einfachsten, indem man als Proof-of-concept-Projekt eine sogenannte Insellösung implementiert. Sprich: Warum nicht bei einer oder zwei der einfachsten Aufgaben oder Arbeitsabläufe, die potenziell die meiste Zeit einsparen, einen Automatisierungsversuch starten? Solche Starterlösungen sind oft schnell und günstig umzusetzen – oft schon um einen dreistelligen Betrag pro Monat – und man hat die positiven Auswirkungen und Einsparungen ideal im Blick. Idealerweise natürlich gemeinsam mit einem Profi, der die passenden Werkzeuge kennt und damit arbeiten kann.
- Einführen, testen, optimieren… und von vorne! Eine kleine, überschaubare Insellösung eignet sich außerdem hervorragend dazu, erste Erfahrungen in Sachen Automatisierung zu sammeln. Prozesse können implementiert und ausprobiert werden. Und sollte etwas nicht funktionieren, dann ändert man es. Denn das Gute daran ist: Kein Automatisierungs-Prozess, ist in Stein gemeißelt, alles ist im Prozess-Flow.
- Drum prüfe, was sich ewig bindet. Noch eine kleine “Beziehungs-Warnung” zum Schluss: Bevor man sich für ein Tool entscheidet und sich für einen längeren Zeitraum fix an eine bestimmte Lösung bindet, sollte man sich vorher gut überlegen, welches Tool oder Toolset zu einem passt. Welche Anforderungen ein Tool erfüllen soll. Und natürlich, welche Kosten ein Tool verursacht. Unser Tipp: Tools zuerst ausprobieren und unbedingt kostenlose Probemonate nutzen. Und erst dann, nachdem man Erfahrungen gesammelt hat, entscheiden. So ähnlich, wie das eben auch bei einer Beziehung läuft…
