Microsoft Teams – wir alle kennen es. Manche lieben es. Manche… Naja, wir wollen ja nicht emotional werden. Tatsache ist, dass Teams ein digitales Tool ist, mit dem wir (fast) alle spätestens während der Corona-Pandemie – sei es durch Homeoffice und / oder Homeschooling – in Kontakt gekommen sind. Für uns bei growtoo ist Teams ein nicht wegzudenkendes Must have – schon alleine für die interne Kommunikation, da wir ja verteilt an unseren beiden Standorten in Radstadt und Salzburg sitzen und Teams uns zumindest ein digitales, kollaboratives Zusammenkommen ermöglicht.
Aber eigentlich ist Teams für uns noch viel mehr – und vor allem KANN Teams noch viel mehr!
Eine erfolgreiche, digitale Zusammenarbeit ist heute eine der Grundvoraussetzungen für den unternehmerischen Erfolg. Dafür steht Unternehmen heutzutage eine schier unendliche Fülle an Kommunikations- und Kollaborationstools zu Verfügung. Dabei den Überblick zu behalten, ist nicht immer einfach. Vor allem, weil man das Gefühl hat, dass sich cloudbasierte Anwendungen beinahe wöchentlich weiterentwickeln. Darum möchten wir euch in unserer Toolbox kurz erzählen, welche Funktionen von Teams für uns die wichtigsten sind und warum wir bei growtoo mit Teams arbeiten – und ja, auch was wir an Teams verbessern würden.
Successfull since 2017
Aber fangen wir mal kurz ganz von vorne an: Microsoft Teams ist seit 14. März 2017 auf dem Markt und es hat das bis dahin vorherrschende Skype for Business weitestgehend abgelöst. Zum 31.07.2021 wurde der Skype for Business-Online-Support sogar gänzlich eingestellt. Und mittlerweile beinhaltet Microsoft Teams auch nahezu alle Funktionen seines Vorgängers und verfügt darüber hinaus über weitere praktische Features für die Zusammenarbeit.
Was das Collaboration Tool alles kann:
Source: https://teamsdemo.office.com/
- Für die Zusammenarbeit mit unseren KundInnen schaffen wir über Teams eigene Kanäle bzw. Arbeitsräume für ausgewählte Personen, die mit uns gemeinsam an Projekten oder Themen arbeiten. Unsere KundInnen werden als Gäste mit eingeschränkten Rechten auf unserem Teams-Kanal angelegt. Dafür brauchen die externen AnwenderInnen nur eine E-Mail-Adresse, mit der sie sich einmalig und kostenfrei bei Microsoft registrieren.
- Über den Chat können wir in Echtzeit mit unseren KundInnen kommunizieren und auf kurzem Weg Infos austauschen. Auch direkt aus dem Chat heraus können Calls gestartet werden.
- In einem eigenen SharePoint können alle Arten von Dokumenten hochgeladen werden, an denen wir zusammen und sogar zeitgleich arbeiten. So sind immer alle up to date und es kann nicht passieren, dass fünf verschiedene Versionen eines Dokuments im Umlauf sind.
- Ach ja: Telefonieren und Video-Meetings abhalten geht natürlich auch über Teams…
Was wir an Teams nicht so toll finden...
Eine Sache hat sich bei unserer intensiven Teams-Nutzung als unpraktisch erwiesen: Arbeitet man mit mehreren Unternehmen zusammen, die jeweils über einen eigenen Teams-Channel verfügen, dann ist es mühsam, dass man immer zwischen den Accounts hin- und herwechseln muss und nicht gleich direkt in den jeweiligen Stream wechseln kann. Hat man es dann mit mehreren Unternehmens-Accounts gleichzeitig zu tun, muss man beim Switchen zwischen den Accounts echt aufpassen, dass man nicht den Überblick verliert.
Browser-Anforderungen
Aber back to the Basics: Bei der Nutzung von Microsoft Teams über den Browser, ist es entscheidend, den richtigen Browser zu wählen, da nicht alle unterstützt werden. Den vollständigen Funktionsumfang bekommt man sowohl mit den aktuellen Microsoft Edge- und Google Chrome-Versionen sowie mit den beiden jeweils vorhergehenden Versionen. Nutzt man Microsoft Teams von einem mobilen Endgerät, so ist es empfehlenswert, sich die App zu holen, da mobile Browser nur teilweise unterstützt werden.
Immer up to date
Etwa alle zwei Wochen werden auf Teams Updates eingespielt. Mit der Eingabe von „/wasistneu“ in die Such- und Befehlsleiste in Microsoft Teams kann man das Hilfecenter mit einer Timeline der bereits eingespielten Neuerungen öffnen. So ist zum Beispiel seit Kurzem das Planen und Einrichten von Webinaren möglich. Beim Erstellen neuer Besprechungstermine hat man nun die Möglichkeit, zu diesem Termin eine bestimmte Menge von Menschen einzuladen, die sich dann für das Webinar mit einer Speakerin oder einem Speaker registrieren müssen.
Last but not least: Noch ein paar spannende Zahlen zu Microsoft Teams
Einige Grenzwerte definieren den Umfang von Microsoft Teams. Wobei man sagen muss, dass diese „Beschränkungen” für ein Unternehmen wie growtoo eher utopisch anmuten. Einen Gruppenchat mit 250 Personen oder ein Team mit 25.000 Mitgliedern gibt´s bei uns ehrlich gesagt eher selten bis nie… Trotz allem werden die Zahlen kontinuierlich erweitert bzw. erhöht:
- Ein globaler Administrator kann maximal 500.000 Teams erstellen.
- Ein/e BenutzerIn kann bis zu 250 Teams erstellen.
- Ein/e BenutzerIn kann in bis zu 1.000 Teams Mitglied sein.
- In einem Team können bis zu 25.000 Mitglieder dabei sein.
- Ein Team kann über 200 Kanäle verfügen.
- Bei einem Gruppenchat können bis zu 250 Personen mitreden.
- An einer Besprechung können bis zu 300 Personen teilnehmen, als reine ZuhörerInnen können sogar bis 10.000 (!) TeilnehmerInnen dabei sein.
Das growtoo-Fazit: Gemeinsam strukturierter und schneller arbeiten
Der große Vorteil von Microsoft Teams liegt für uns bei growtoo darin, dass wir Informationen zu einem Projekt, zu einer Kundin / zu einem Kunden und vor allem auch die gesamte Kommunikation mit einer Kundin / einem Kunden nicht mehr langwierig zusammensuchen müssen. Alles befindet sich an einem Ort. Außerdem ist Teams einfach und übersichtlich strukturiert und UserInnen verstehen intuitiv, wie das Tool funktioniert.
Microsoft Teams erleichtert uns also nicht nur als Unternehmen die Arbeit, sondern ist ein echter Turbo in Sachen Arbeitsgeschwindigkeit. Und das ist gut für uns, aber vor allem auch gut für unsere KundInnen!
